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6 étapes pour améliorer le processus de clôture des comptes

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La clôture comptable est un processus ardu que le département financier et comptable redoute. Rechercher des informations auprès d’autres services, s’assurer que toutes les transactions ont été enregistrées, identifier et corriger les erreurs sont des tâches qui prennent beaucoup de temps et nécessitent de longues heures de travail et même des heures supplémentaires parfois. La pression exercée pour clôturer rapidement les comptes afin que les états financiers puissent être remis à temps, combinée à la nécessité d’être précis et à l’importance accordée à la conformité, ne font qu’ajouter du stress.

Heureusement, il existe un certain nombre de mesures que les entreprises peuvent prendre pour gagner du temps, réduire les erreurs et accroître l’efficacité.

Les 6 clés d’une clôture comptable plus rapide

Voilà ci-après les 6 étapes principales pour améliorer votre processus de clôture des comptes:

1) Définir et attribuer

2) Rapprocher les comptes plus fréquemment

3) Minimiser la saisie de données

4) Simplifier le plan comptable

5) Améliorer l’accès à l’information

6) Automatiser la consolidation inter-sociétés

1) Définir et attribuer

Documentez chaque étape du processus et les tâches nécessaires pour l’accomplir. Votre liste doit indiquer quand chaque tâche doit être accomplie et, en cas de dépendance avec une autre, dans quel ordre. Ensuite, attribuez la responsabilité de l’accomplissement de chaque tâche à des personnes spécifiques au sein du service et imposez-leur un délai. Il s’agit de la mesure la plus simple et la plus élémentaire qu’une entreprise puisse prendre pour améliorer le processus de clôture. C’est une pratique qui devrait être courante, ce qui n’est malheureusement pas le cas, généralement.

Les responsables du service comptabilité partent souvent du principe que les membres de leur équipe savent ce qu’ils ont à faire, et les tâches sont donc gérées de manière informelle. Cette approche peut fonctionner dans une petite entreprise avec seulement un ou deux comptables, mais elle ne sera pas adaptée à la croissance de l’entreprise et à l’augmentation du nombre de transactions traitées chaque mois.

2) Rapprocher les comptes plus fréquemment

Le rapprochement des comptes est un élément fondamental du processus comptable. Il permet de s’assurer que les transactions sont enregistrées avec précision, dans les bons comptes et conformément aux principes comptables généralement admis. Mais bien que le rapprochement soit l’un des moyens les plus faciles d’identifier les erreurs, de nombreuses organisations n’examinent leurs comptes qu’une seule fois par mois. Cela s’explique d’un côté par le fait qu’un rapprochement plus fréquent n’est pas obligatoire, et d’un autre par le fait qu’il s’agit généralement d’une tâche longue et essentiellement manuelle.

Cependant, le rapprochement des comptes à la fin du mois ne fait que retarder l’inévitable, car toute erreur détectée doit être corrigée. Cela augmente l’effort nécessaire à la clôture des comptes et retarde finalement le processus. En effectuant des rapprochements plus fréquemment, les erreurs sont repérées plus tôt et peuvent être corrigées avant le début du processus de clôture, ce qui permet de gagner du temps. Le défi consiste donc à trouver un moyen de le faire. L’automatisation du processus est la clé.

3) Minimiser la saisie de données

La comptabilité exige la précision. Pourtant, la plupart des services comptables continuent à saisir manuellement les factures des fournisseurs, les paiements des clients et d’autres données. Et le risque d’erreur augmente à chaque frappe.

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Tant que les claviers d’ordinateur existent encore, il est impossible d’éliminer les erreurs de saisie de données. Il est toutefois possible de les réduire.

Commencez par éviter le papier dans la mesure du possible. Demandez aux fournisseurs d’envoyer leurs factures par voie électronique, au format XML par exemple, afin qu’elles puissent être importées directement dans votre système comptable. Pour les fournisseurs qui ne disposent pas de ces capacités, envisagez d’acheter un scanner dédié avec un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR).

Ensuite, cessez d’utiliser des feuilles de calcul pour gérer les affectations, les amortissements et autres calculs. Bien sûr, elles sont pratiques et relativement faciles à utiliser, mais les données des feuilles de calcul doivent toujours être saisies manuellement dans votre système comptable, ce qui non seulement augmente le risque d’erreurs, mais prend aussi du temps.

4) Simplifier le plan comptable

Un plan comptable trop volumineux est source d’erreurs. Si un comptable qui a passé des décennies dans la même entreprise peut se souvenir de centaines de codes de comptes différents et de toutes leurs permutations, ce n’est pas le cas de la plupart des gens.

Les erreurs de codage ne se produisent peut-être pas tous les jours, mais elles existent, et probablement plus souvent qu’on ne le pense. Et plus le nombre de transactions mensuelles augmente, plus ces erreurs occasionnelles prennent de l’importance. Un taux d’erreur de 0,5 % n’est pas très important lorsqu’il n’y a que 1 000 transactions. Mais à 10 000, cela signifie 50 transactions enregistrées de manière incorrecte. Corriger autant d’erreurs prend des heures, si quelqu’un les repère, bien sûr.

Bien entendu, la complexité du plan comptable d’une entreprise n’est pas sans raison – généralement parce que l’entreprise a besoin de suivre ses performances opérationnelles et que le système comptable est le seul moyen de le faire. Ainsi, avant de pouvoir nettoyer le plan comptable, vous devez trouver un autre moyen de mesurer les performances.

5) Améliorer l’accès à l’information

L’attente d’informations provenant d’autres services est une source courante de frustration et de retard. Par exemple, pour pouvoir clôturer les comptes, la comptabilité doit connaître le montant des recettes générées. Pour ce faire, elle doit recueillir des données auprès des services de vente, de gestion de projet, d’expédition et de toute autre personne ayant une influence sur les recettes. Elle peut également avoir besoin d’informations sur les immobilisations, les stocks ou d’autres données pour l’établissement de rapports.

À moins que le personnel comptable n’ait accès aux systèmes où sont stockées ces informations, ce qui est rarement le cas, il doit compter sur ses pairs pour obtenir des mises à jour. Les responsables d’autres services de l’entreprise ne partagent pas toujours le sens de l’urgence ou le souci du détail de l’équipe comptable. Les informations arrivent souvent à la dernière minute, nécessitent des clarifications ou sont incomplètes.

6) Automatiser la consolidation inter-sociétés

La gestion du processus de clôture est encore plus difficile pour les entreprises ayant des filiales, surtout si elles doivent composer avec plusieurs systèmes comptables ou ERP. Le processus de clôture ne peut pas être achevé au niveau de l’entreprise tant que chaque filiale n’a pas clôturé ses propres livres. Ensuite, les données de chacune de ces entreprises doivent être rassemblées, mises dans un format commun et affectées aux bons champs pour permettre un reporting précis. Les transactions inter-entreprises doivent également être identifiées et éliminées. La direction de la société mère ne pourra alors clôturer ses propres comptes et produire des résultats financiers consolidés.

Le processus de consolidation inter-filiales est de loin l’aspect le plus difficile et le plus long du cycle comptable. Il est souvent effectué manuellement, à l’aide de feuilles de calcul. Une fois encore, les feuilles de calcul ne sont pas le moyen idéal de gérer des calculs complexes. Ils sont également peu adaptés à la gestion de gros volumes de données et, surtout, ils ne permettent pas d’enregistrer les modifications apportées aux données ou aux formules. Si des erreurs sont commises, les feuilles de calcul ne peuvent pas être auditées pour voir ce qui n’a pas fonctionné.

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C’est pourquoi, Roundesk a pensé à développer une nouvelle solution de gestion intégrée ( RoundErp ) qui permet d’accélérer le processus de clôture en automatisant les tâches manuelles, en réduisant la dépendance à l’égard des feuilles de calcul et en améliorant le flux d’informations dans toute l’entreprise.

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