Comment choisir le bon fournisseur de VoIP?

La sélection du meilleur service VoIP pour les entreprises peut s’avérer un vrai défi. En effet, il existe de nombreux fournisseurs qui prétendent offrir un service parfait. C’est pourquoi il est difficile de savoir qui croire.

Voici 6 étapes pour vous aider à choisir le bon fournisseur de téléphonie sur IP :

1) Comprenez d’abord ce qu’est la VoIP

Avant de vous lancer dans l’utilisation d’une nouvelle technologie, vous devez effectuer des recherches afin de mieux la comprendre et savoir comment elle va affecter votre entreprise. Il en va de même pour la VoIP, surtout qu’elle sera à la base de la communication de votre entreprise.

Qu’est-ce que la VoIP ?

La définition de la voix sur IP, ou « VoIP » pour « Voice over IP » sur Wikipédia est la suivante: « une technologie informatique qui permet de transmettre la voix sur des réseaux compatibles IP, via Internet ou des réseaux privés (intranets) ou publics, qu’ils soient filaires (câble/ADSL/fibre optique) ou non (satellite, Wi-Fi et réseaux mobiles)». C’est une innovation en matière de télécommunications qui permet aux utilisateurs de passer des appels vocaux via Internet. Contrairement aux lignes téléphoniques traditionnelles, où l’audio passe par le Réseau Téléphonique Commuté Public “RTCP” (Public Switched Telephone Network ou “PSTN” en anglais), la VoIP est transmise par des réseaux IP. Par conséquent, on peut y accéder de n’importe où, à condition de disposer d’une connexion internet. Cette technologie se distingue des télécommunications traditionnelles par sa mobilité et sa flexibilité.

2) Identifiez les besoins de votre entreprise en matière de communications et savoir comment la VoIP peut les résoudre

Maintenant que vous savez ce qu’est la VoIP, l’étape suivante consiste à déterminer comment elle peut aider votre entreprise. Pour ce faire, vous devez commencer par identifier les besoins de votre entreprise en matière de communications.
Voici quelques questions que vous pouvez vous poser à ce sujet :

De quel type de numéro de téléphone professionnel l’entreprise a-t-elle besoin ?
A-t-elle besoin d’un numéro gratuit, d’un numéro local, d’un numéro international ou d’une combinaison des trois ?
Votre entreprise passe-t-elle beaucoup d’appels sortants ?
Votre entreprise reçoit-elle beaucoup d’appels entrants ?
Avez-vous besoin d’une solution de routage d’appels ?
Avez-vous plusieurs sites ?
Votre personnel est-il réparti ?
Avez-vous des travailleurs à distance ou en télétravail ?
Utilisez-vous des fax et/ou des SMS professionnels ?
Avez-vous besoin d’une solution de conférence audio ou vidéo ?
Vos équipes collaborent-elles beaucoup ?
Souhaitez-vous que vos outils professionnels s’intègrent à votre solution de communication ?

Cette liste de questions est loin d’être exhaustive et ce ne sont que quelques-unes des questions que vous devez vous poser en tant que chef d’entreprise à la recherche de nouvelles solutions téléphoniques.

Une fois que vous avez identifié vos besoins opérationnels, vous pouvez commencer à chercher des fournisseurs de VoIP qui peuvent répondre à vos exigences.

3) Vérifiez les différents fournisseurs de VoIP pour les entreprises (et ce que leurs plans incluent).

Il existe un bon nombre de fournisseurs de services VoIP susceptibles de répondre à vos besoins en matière de communications d’entreprise – il vous suffit de vous limiter à un seul. Mais d’abord, définissons ce qu’est un fournisseur de VoIP afin que vous puissiez orienter vos recherches.

Qu’est-ce qu’un fournisseur de VoIP ?

Un fournisseur de VoIP est une entreprise qui fournit un service téléphonique VoIP à ses clients. Dans le contexte de cet article, les clients en question sont des entreprises.

Ces sociétés de services suivent généralement le modèle “Software as a Service” ou SaaS. Au lieu de vendre leur service VoIP aux entreprises sous forme de solutions sur site, elles demandent aux clients de s’abonner à un service hébergé à distance. Les entreprises n’ont donc plus besoin d’investir dans leur propre architecture pour héberger le service, ce qui nécessite généralement un certain nombre de serveurs et de matériel supplémentaire. Avec le SaaS, les clients ne doivent payer qu’un montant relativement fixe pendant la période d’utilisation du service. Si ils ne sont pas satisfaits du service, ils peuvent simplement se désabonner et passer à un autre fournisseur sans se soucier de l’équipement.

Quels sont les différents types de fournisseurs de VoIP ?

Il existe différents types de fournisseurs de VoIP sur le marché. Ils se répartissent généralement en trois catégories:

Les fournisseurs de VoIP uniquement
Il s’agit de fournisseurs qui se concentrent uniquement sur la fourniture directe de fonctions téléphoniques pour les entreprises et les consommateurs. Cela peut inclure certaines fonctions de base, comme la messagerie vocale, le renvoi d’appel et l’identification de l’appelant, mais généralement aucune fonction de gestion des appels n’y est incluse. Si vous ne recherchez que des fonctions basiques d’appel téléphonique, ces fournisseurs sont les plus adaptés à votre besoin.
VoIP avec des fournisseurs de systèmes de téléphonie cloud
Il existe des fournisseurs qui profitent du cloud en combinant la VoIP avec la technologie PBX cloud. Ces systèmes téléphoniques basés sur le cloud ont la VoIP comme base de leur composant téléphonique, combinée aux capacités de routage avancées d’un PBX hébergé. Outre la possibilité de passer et de recevoir des appels sur Internet, ces fournisseurs offrent aux entreprises des fonctions de gestion des appels telles que la réception automatique, les règles de réponse et les extensions virtuelles pour les services et les individus.
La VoIP chez les fournisseurs de solutions de communications unifiées
Ces fournisseurs sont similaires à ceux qui fournissent des systèmes de téléphonie cloud, mais ils portent leurs offres à un autre niveau. Ces sociétés combinent différents canaux de communication, tels que la VoIP, le PBX en nuage, les réunions en ligne et la messagerie d’équipe, en une seule plate-forme. Les entreprises disposent ainsi d’un centre de communication unifié au lieu de devoir faire appel à différents fournisseurs pour différents outils de communication.

Evidemment, la troisième option répond à la plupart, pour ne pas dire à la totalité, des besoins les plus courants en matière de communication d’entreprise, tout en améliorant l’efficacité grâce à la combinaison de solutions sur une seule plate-forme, avec en prime la garantie que vous n’aurez pas à vous soucier de leur compatibilité.

4) Assurez-vous de la fiabilité et la sécurité du fournisseur de VoIP

Même si un fournisseur de VoIP répond à tous vos besoins en matière de communications professionnelles, vos critères de sélection ne doivent pas s’arrêter là. Vous devez également déterminer comment il assure la fiabilité et la sécurité de son service.

La VoIP est-elle sûre ?

La VoIP n’est pas un service sécurisé en soi. Les données qu’elle transmet passent par l’internet, qui est un réseau public. Cela rend ces données susceptibles d’être interceptées ou violées, en particulier pendant les transmissions.
Toutefois, des mesures de sécurité peuvent être déployées pour protéger les données pendant les appels VoIP.

L’une des mesures de sécurité les plus efficaces employées par les meilleurs fournisseurs est le cryptage de haut niveau. Le cryptage désigne le processus par lequel les données, dans ce cas les appels vocaux, sont converties de leur forme originale en une version codée qui ne peut être décodée qu’au moyen d’une clé de décryptage. Il s’agit de la mesure la plus importante pour sécuriser les données lors des transmissions de bout en bout sur les réseaux IP.

Pour garantir la fiabilité, les meilleurs fournisseurs de VoIP disposent également de plusieurs centres de données installés à différents endroits. L’idée est que des serveurs multiples dans de nombreux centres de données entraînent une redondance du service. Cela signifie qu’en cas de défaillance d’un serveur, un autre serveur peut prendre le relais en temps réel. Il en va de même lorsqu’un centre de données entier tombe en panne, un autre centre de données peut prendre en charge le service afin qu’il n’y ait aucune interruption.

Parmi les autres pratiques de sécurité et de fiabilité employées par les meilleurs fournisseurs de VoIP, on peut citer:

Des audits réguliers des centres de données.
Prise en charge de l’authentification multifactorielle (MFA)
Gestion et administration avancées des comptes
Réseaux robustes et sécurisés

5) Prenez en compte ce que les utilisateurs disent du fournisseur de VoIP

La réputation du fournisseur de VoIP est un autre facteur à prendre en compte lors de votre processus de sélection. Bien qu’il soit difficile de distinguer les avis valables des avis non sollicités, cet indicateur vaut la peine d’être vérifié.

Le nombre d’abonnés est un élément que vous pouvez examiner aussi. En général, lorsqu’un fournisseur a un grand nombre d’utilisateurs, cela signifie qu’il a la confiance de ses clients et du secteur pour fournir un service fiable et sécurisé.

Autre élément à prendre en compte : les marques qui font confiance au fournisseur pour leurs communications. Les grandes marques ne se contentent pas de s’abonner à un service ; elles font preuve de diligence raisonnable et obtiennent l’assurance qu’elles obtiendront un bon retour sur investissement.

6) Vérifiez les plans et les prix VoIP du fournisseur

Comme vous le remarquez, les plans et les prix sont mentionnés en dernier. Ce n’est pas par hasard. Mais, comme pour tout produit de base, le prix ne doit pas être le premier facteur à prendre en compte lorsque vous recherchez la qualité.
Il existe peut-être des services VoIP moins chers, mais leur fiabilité et leur sécurité peuvent être mises en doute. Il y a également une raison pour laquelle les meilleurs fournisseurs font payer leur service plus cher. La recherche et le développement dans lesquels ils investissent pour proposer le meilleur produit font partie de ce que vous payez.
Ce n’est qu’après avoir rationalisé votre liste que vous devez tenir compte du prix. Parmi les fournisseurs de votre liste, lequel vous offre le meilleur rapport qualité/prix ? Ce fournisseur devrait être votre premier choix.

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de prendre une décision bien fondée sur le fournisseur de VoIP le mieux adapté aux besoins de votre entreprise.