Votre entreprise a t-elle décidé de mettre en œuvre un progiciel de gestion intégrée ? Vous craignez peut-être de créer des perturbations organisationnelles, des dépassements de budget, des retards de projet ou, pire encore, une rupture des performances de l’entreprise, entraînant une perte de revenus ou de clients.
Toutes ces préoccupations sont valables dans une certaine mesure. Les histoires d’horreur de solutions ERP mal mises en œuvre ne sont que trop familières, et une mise en œuvre ERP ratée peut prendre des mois de retour en arrière et de corrections avant que vous ne commenciez à voir un retour sur investissement.
La bonne nouvelle, c’est que vous réussirez sans aucun doute si vous abordez la mise en œuvre de votre ERP avec une stratégie bien conçue et un plan réaliste. Si vous souhaitez réussir la mise en œuvre d’un ERP, voici sept bonnes pratiques essentielles à suivre pour vous assurer que votre déploiement ERP se déroule sans problème et que vous tirez le meilleur parti de votre nouveau système.
1) Formez la bonne équipe de projet
Constituez une équipe de projet solide pour réussir la mise en œuvre de l’ERP. En général, il s’agit de représentants des principaux groupes commerciaux qui comprennent les processus opérationnels, travaillent bien avec les autres et sont respectés par la direction. Votre équipe doit également comprendre un chef de projet et un sponsor exécutif, qui peuvent aider à adapter les professionnels, à obtenir une plus grande adhésion et à mobiliser des ressources supplémentaires si nécessaire. Cette équipe doit aider à établir les objectifs, les exigences et les indicateurs clés de performance de haut niveau et veiller à ce que le projet ERP respecte les délais et le budget.
2) Définissez des spécifications et des indicateurs clés de performance clairs
Votre équipe doit avoir une vision claire de ce que vous devez réaliser avec la mise en œuvre de votre ERP.
Établissez des exigences précises, qui sont alignées sur vos objectifs commerciaux. Il est essentiel d’évaluer ce que vous voulez accomplir et comment chaque processus métier peut être amélioré. Une fois que vous avez une bonne compréhension des exigences clés, identifiez des indicateurs de performance clés (KPI) spécifiques pour vous aider à suivre et à mesurer le succès de la mise en œuvre de votre ERP.
3) Choisissez le bon partenaire de la mise en œuvre de l’ERP
Votre partenaire ERP est également un élément clé de la réussite de la mise en œuvre d’un ERP. Recherchez et choisissez un partenaire ERP qui possède non seulement l’expertise et l’expérience de votre secteur d’activité, mais qui s’aligne également sur les objectifs et les valeurs de votre entreprise. Lorsque vous choisissez un partenaire, recherchez et interrogez ses références clients, et confirmez qu’il comprend comment votre système ERP soutiendra vos processus métier. Enfin, vérifiez s’il peut assurer la formation et l’assistance après la mise en service de votre logiciel.
4) Recueillez les retours des utilisateurs finaux tout au long du processus
Pour un déploiement en toute tranquillité, recueillez les commentaires de vos utilisateurs finaux tout au long du processus de mise en œuvre. Cela vous aidera à comprendre comment les employés travaillent et interagissent avec les autres, ainsi que les obstacles qu’ils rencontrent au quotidien, dès les premières étapes. Le feedback permettra également d’orienter la mise en œuvre afin que le système puisse répondre aux besoins réels des utilisateurs. Après la mise en service, le retour d’information de l’utilisateur final peut aider à identifier les problèmes et donner des idées d’améliorations futures.
5) Assurez-vous que vos données sont propres
Vos données sont-elles propres ? Il est préférable de commencer à évaluer l’exactitude de vos données dès le début, car il s’agit d’un facteur essentiel à la réussite du projet. Les données de base doivent être complètes et exactes, car elles ont un impact sur toutes les phases de la mise en place de l’ERP, y compris les tests et la formation de vos utilisateurs finaux. Avant de procéder à la migration des données, établissez des spécifications et des formats de données cohérents et vérifiez que vos approches en matière de traitement des données sont cohérentes au niveau de tous vos services.
6) Élaborez un plan de gestion du changement
Un plan de gestion du changement efficace aidera vos employés à s’adapter au nouveau système ERP plus rapidement, avec un taux de réussite plus élevé. Pour une gestion du changement efficace, une entreprise doit définir des attentes appropriées dès le début du processus de mise en œuvre. En identifiant les personnes qui seront affectées par le changement, créez un plan de communication pour les parties prenantes, et communiquez les changements à venir en les justifiant par des raisons commerciales convaincantes. Fournissez des mises à jour fréquentes du projet et expliquez les attentes de chaque employé pour la réussite du projet.
7) Veillez à ce qu’il y ait une formation et un soutien
Il doit y avoir un programme de formation solide pour les employés, en fonction de leur rôle, à savoir, la formation de l’équipe de projet, de l’équipe informatique, des utilisateurs professionnels, etc. Vous devez également mettre en place un programme de formation continue pour les nouveaux employés qui rejoignent l’entreprise. Une fois la mise en service lancée, il est indispensable de disposer d’une assistance suffisante, car vos collaborateurs peuvent rencontrer des difficultés et avoir des questions.
Le choix du bon logiciel ERP est également un facteur à prendre en compte. De nombreuses organisations, en particulier les petites et moyennes entreprises, choisissent des logiciels ERP basés sur le cloud , qui peuvent être plus faciles et plus rapides à mettre en œuvre que les systèmes sur site, et dont les coûts sont moindres, car ils ne nécessitent pas d’investissement en matériel. Quel que soit le système ERP que vous choisissez, l’application de ces meilleures pratiques tout au long du processus de mise en œuvre de l’ERP peut contribuer à garantir un déploiement réussi.
La mise en place d’un système ERP s’accompagne toujours d’un certain nombre de contraintes et de défis. Avoir une équipe expérimentée de partenaires pour l’implémentation rendra votre expérience beaucoup plus facile et plus maîtrisée. Contactez-nous pour réservez une séance de consultation avec Roundesk, pour en savoir plus sur la façon dont nous accompagnons les clients dans leur aventure ERP.
