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La voix sur IP est un système sûr car il utilise les câbles à fibre optique et à large bande, plus résistants, qui acheminent les données Internet. Les fils de cuivre des lignes fixes ont tendance à être moins efficaces que les câbles en fibre optique, ce qui entraîne davantage d’appels interrompus ou de bruit sur la ligne.
Un système de téléphonie par VoIP présente de nombreux avantages. Il convient de rappeler que bon nombre de ces avantages sont le résultat de la technologie d’interconnexion (“SIP”), mais ils sont inclus dans votre système VoIP.
Les fonctionnalités principales d’un téléphone VoIP
- Réception automatisée : Permet d’éliminer le besoin d’un agent d’accueil en utilisant un système automatisé pour transférer les appels à la bonne personne. Un serveur vocal interactif (IVR) peut faire partie de cette solution.
- Identification de l’appelant : Ce système détermine le caractère de l’appel en vous informant de l’identité de la personne qui se trouve à l’autre bout de la ligne. Cette fonction est essentielle dans les secteurs de la vente et des services.
- Mise en attente de l’appel : Ce système vous offre la possibilité de mettre un appel en attente afin que vous puissiez terminer une autre conversation ou une autre activité avant de répondre aux besoins de l’appelant.
- File d’attente des appels : Placer automatiquement les appelants en attente et les identifier sur une liste d’attente par ordre d’arrivée des appels. Cette fonction est également appelée ACD ( acronyme anglais pour automatic call distribution).
- Musique d’attente : Elle aide à retenir les appelants plus longtemps qu’en cas de temps mort en attente.
- Une sonnerie personnalisée : Semblable à la musique d’attente, c’est ce que vos appelants entrants entendent lorsqu’ils attendent de parler à quelqu’un. Il s’agit généralement d’un message ou d’un refrain.
- Le Hot Desking : Offre aux employés la possibilité de se connecter à tout appareil connecté pour accéder à leurs messages et appels.
- Renvoi d’appel : Cette fonction est également appelée “call pulling”. Il permet de basculer l’appel d’un appareil à un autre tout en restant en ligne.
- Outils de téléconférence : Permettent d’organiser des audioconférences ou des visioconférences avec des employés ou tout autre groupe que vous créez.
- Les intégrations : Elles relient le système VoIP à d’autres applications bureautiques populaires telles que les CRM ou Slack.
- Monitoring des appels : Il permet aux managers d’écouter les appels à des fins de formation. Un avertissement précisant que “l’appel est surveillé à des fins d’assurance qualité” est généralement diffusé au début de l’appel.
- La fonction “Call whispering” : Cette technologie permet à un responsable de souffler à l’oreille du téléconseiller pour l’aider à gérer un appel en temps réel.
- L’interception d’appels : Permet aux responsables de prendre en charge un appel si le téléconseiller ne peut pas répondre aux besoins du client de manière adéquate.
- Transcriptions : Il s’agit d’enregistrements écrits utiles des appels qui peuvent être utilisés pour la formation ou la preuve des conversations téléphoniques.
- L’enregistrement des appels : Donne aux managers la possibilité d’examiner non seulement les mots qui ont été utilisés, mais aussi le ton et l’inflexion avec lesquels ils ont été prononcés.
- Numérotation rapide : Une fonctionnalité qui fait gagner du temps et grâce à laquelle les collaborateurs peuvent composer des numéros souvent composés en un ou deux clics.
- Transfert d’appel : Cette fonction consiste à rediriger les appels vers un autre appareil afin que vous puissiez être appelé d’un autre endroit que le bureau.
- Le fax numérique : C’est une télécopie digitale qui élimine le besoin d’une console de bureau presque obsolète. Même si la plupart des entreprises utilisent rarement les télécopies, cette solution leur donne la possibilité de le faire depuis un ordinateur.
- L’analyse des appels : Fournit aux managers des données clés sur la durée des appels et un aperçu crucial des appels.
- Chat en direct : Une alternative plus moderne que de nombreux clients préfèrent utiliser plutôt que de laisser un message et d’attendre un rappel téléphonique.
En dépit de toutes leurs fonctionnalités, les systèmes VoIP restent généralement moins chers que les lignes téléphoniques fixes pour un nombre identique de numéros de téléphone.
Si vous êtes à la recherche d’un meilleur système téléphonique adapté au budget de votre entreprise, optez pour un système VoIP. Vous constaterez que la création d’un système de communication unifié n’a jamais été aussi simple et rentable.
